Частота уничтожения корпоративных архивов: когда пора избавляться от бумаг

Уничтожение архивных документов в компании — это не произвольное решение, а строго регламентированный процесс, связанный с законодательством, налоговыми проверками и оптимизацией пространства. Неправильное хранение устаревших бумаг создаёт риски утечки конфиденциальной информации, занимает место и увеличивает затраты на содержание архивов.

Грамотная политика уничтожения позволяет сократить объём документов на 60–80%, перейдя к электронным аналогам, при этом полностью соблюдая требования ФНС, ФСС и трудового законодательства.

Содержание

Перечень документов и сроки их хранения

Российское законодательство устанавливает чёткие сроки хранения для различных категорий документов, после которых их уничтожение обязательно. Эти периоды зависят от вида бумаг и их ценности для проверок или судебных споров.

Бухгалтерские документы:

Налоговые декларации, бухгалтерский баланс, книга учёта доходов-расходов — 4 года (или постоянно, если компания на ОСН).
Первичные документы (счета-фактуры, кассовые ордера, платёжки) — 5 лет после окончания налогового периода.
Книга покупок/продаж — постоянно или до ликвидации компании.

Кадровые документы:

Трудовые книжки, личные дела сотрудников — 75 лет или постоянно.
Приказы по личному составу, трудовые договоры — 75 лет.
Личные карточки Т-2 — 75 лет после увольнения.
Табели учёта рабочего времени, расчётные листки — 5 лет.

Учредительные и корпоративные документы:

Устав, протоколы собраний акционеров — постоянно.
Договоры с контрагентами — 3–5 лет после исполнения или исковой давности (3 года).
Исполнительная документация (наряды, акты) — 5 лет.

Сроки уничтожения:

Ежегодно проверять документы со сроком 1–3 года (исполнительные листы, мелкие отчётности).
Раз в 3 года — бумаги с 5-летним сроком (первичка, табели).
Раз в 5–10 лет — кадровые документы с меньшим сроком хранения.

После истечения срока экспертная комиссия оформляет акт на уничтожение.

Проверка архивов и организация сортировки документов

Регулярная инвентаризация архивов проводится 1–2 раза в год, перед уничтожением проверяя соответствие номенклатуре дел и срокам хранения. Процесс включает физическую сортировку и составление актов.

Этапы проверки:

Инвентаризация: сверка фактического наличия с номенклатурой дел, выявление утраченных или просроченных документов.
Сортировка: разделение на категории «уничтожить», «перенести в постоянный архив», «оцифровать».
Экспертная комиссия: приказом руководителя утверждается состав комиссии (бухгалтер, юрист, кадровик, архивариус), которая подписывает акты на уничтожение.
Уничтожение: шредер, промышленный измельчитель или услуги спецкомпаний с выдачей акта.

В Калуге компании могут заказать профессиональную утилизацию архивных документов в Калужском заводе по производству альтернативного топлива (КЗПАТ): предприятие обеспечивает транспортировку бумажных отходов IV–V классов опасности вместе с пластиком, тканью, древесиной и коммунальными отходами, проводит их измельчение и переработку в альтернативное топливо, заменяющее природный газ. КЗПАТ выдаёт акты уничтожения, соответствующие требованиям ФНС и ФСС, что исключает риски при налоговых проверках и упрощает документооборот.

Документы для уничтожения: копии без оригиналов, черновики, дубликаты, просроченная отчётность.

Оптимизация бумажных носителей: переход к цифре

Оцифровка и электронный документооборот позволяют сократить хранение бумаг на 70–90%.

Преимущества оцифровки:

Электронный архив: сканы с электронной подписью имеют равную юридическую силу (ФЗ-63 «Об ЭП»).
Системы ЭДО: 1С-ЭДО, Диадок, Контур.Диадок — автоматическая отправка в ФНС, контрагентам.
Хранение: облачные сервисы (Яндекс.Диск, Google Drive для бизнеса) или локальные сервера с резервным копированием.

Этапы перехода:

Сканирование первички, договоров, приказов (сканеры с автоподатчиком).
Разметка метаданных (дата, контрагент, тип документа).
Интеграция с 1С, CRM для поиска и отчётности.

ЭДО снижает затраты на бумагу на 80%, ускоряет согласования в 5–10 раз.

Кто отвечает за уничтожение документов в компании

Ответственность распределяется между отделами и должностными лицами согласно локальным актам.

Иерархия ответственности:

Руководитель: утверждает номенклатуру дел, приказ о создании экспертной комиссии.
Экспертная комиссия: проверяет сроки, составляет списки на уничтожение, подписывает акты.
Бухгалтерия: первичные документы, отчётность по налогам.
Кадровая служба: личные дела, приказы по персоналу.
Юрист: учредительные документы, договоры, претензионная работа.
Архивариус (при наличии): ведёт номенклатуру, организует хранение.

Контроль:

Ежегодный аудит архивов внутренним ревизором.
Внешние проверки ФНС запрашивают акты уничтожения за 5 лет.

Принцип «один документ — одна ответственность» исключает хаос и риски.

Статью прочитали: 10